Archivi SPA

Il sopralluogo

Il Sopralluogo

Preventivo servizio

L'Offerta

Archiviazione documenti cartacei

Indicizzazione Documenti e Archiviazione

 

Indicizzazione Documenti e Archiviazione

Indicizzazione Documenti e Archiviazione

Consultazione Documenti Archiviati

Consultazione Documenti Archiviati

 

Dichiarazione Macero

Dichiarazione Macero

 

 

 

Un servizio di archiviazione documenti di alta qualità, forse unica, perché fornito esclusivamente attraverso l’impiego di impianti automatizzati per archivi, inaccessibili al personale. I vostri documenti saranno gestiti in un vero e proprio “Deposito di Sicurezza”.

 

Il Sopralluogo

Il sopralluogo viene effettuato da un capo progetto ed almeno un laureato in Scienze Archivistiche e Librarie.

Con il sopralluogo avremo:

  • Una scheda che descrive dove sono i vostri archivi, in quale stanza, quale armadio, quale scaffalatura oltre la loro accessibilità ed i mezzi di trasporto necessari.
  • Valutazione dello stato di conservazione e della quantità dei documenti da archiviare.
  • Un reportage fotografico completo: dalle vie di accesso agli archivi, ai vari locali di archivio, agli armadi, alle scaffalature, alle scatole che contengono i documenti

 

L’Offerta

Con i dati raccolti al momento del sopralluogo viene stilata una scheda operativa che comprende la  logistica di ritiro degli archivi, calcola i mezzi di trasporto che saranno usati, il personale necessario, il materiale per preparare la documentazione al trasporto. Inoltre, i tempi necessari per prelevare e trasportare i vostri archivi ad un nostro impianto, il personale necessario ad indicizzare ed i tempi di indicizzazione e messa in deposito. Tutto questo permette di dare al cliente la data di inizio dell’operazione e la data finale della stessa.

Con queste notizie ed in base alla trattativa avuta, l’ufficio commerciale prepara l’offerta completa, dettagliata, che viene sottoposta al cliente.

 

Indicizzazione Documenti e Archiviazione

Conclusa la fase contrattuale, inizia l’operazione di ritiro dei documenti cartacei. Arrivati presso i depositi Archivi SpA, i documenti vengono presi in carico dall’archivista che creerà, per ciascuna tipologia documentale, una maschera di inserimento con i relativi campi di ricerca.
Una coppia di indicizzatori
(per ridurre al minimo eventuali errori) riporterà nelle relative maschere i valori dei campi indice individuati sui documenti da archiviare. Al termine del processo viene stampata una etichetta codice a barre da apporre sul documento cartaceo indicizzato.
Il processo termina sparando sui codice a barre dei documenti cartacei indicizzati e sul codice a barre del contenitore dove vengono inseriti. Si viene così a creare un legame virtuale contenitore-documenti, attraverso il quale sarà possibile gestire tutte le movimentazioni future.

Terminata la procedura di indicizzazione dei documenti cartacei, l’archivista effettua un controllo a campione sulla documentazione lavorata per verificare la congruità dei dati immessi con quelli letti sui documenti. Terminati i controlli di routine, i contenitori vengono caricati sul sistema di carico automatico che li presenterà al robot per il deposito in archivio.

 

Consultazione dei Documenti Archiviati

In caso abbiate bisogno di consultare uno o più documenti archiviati nei depositi Archivi SpA, è sufficiente che le persone autorizzate inviino una richiesta scritta via e-mail o fax ai nostri uffici.
I responsabili Archivi SpA verificano che l’utente sia autorizzato quindi inseriscono i dati identificativi dei documenti richiesti nel software che automaticamente da istruzioni al robot per effettuare il prelievo del contenitore dove sono riposti i documenti.
Il responsabile che gestisce la richiesta, legge il codice a barre del contenitore ed automaticamente il programma gli propone i documenti da prelevare (ed eventualmente da riporre). Sparando sul codice a barre del documento cercato si conferma l’operazione di prelievo. Il documento verrà in seguito scansionato per l’invio via e-mail oppure per fax al cliente.

Nel caso in cui il cliente abbia bisogno di ricevere i documenti in originale, il software richiede che il responsabile Archivi SpA avvii la procedura di richiesta spedizione. La spedizione viene normalmente effettuata tramite corriere espresso in tutta Italia con consegna entro le 24 ore.

 

Liste di Scarto o Liste per Passaggio ad Archivio Storico

Il software di gestione dell’archivio, propone ogni anno (o con diversa cadenza secondo quanto stabilito con il cliente) una lista di documenti che possono essere oggetto di scarto. Ricevuta la conferma a procedere Archivi SpA provvede allo smaltimento della documentazione, effettuato da società specializzata in materia, con rilascio al cliente del Certificato di Macero.
Per gli enti pubblici è possibile avere anche la lista dei documenti che, passati i quarant’anni, possono essere trasferiti ad archivio storico. Se richiesto, detta documentazione verrà receduta ed inviata all’ente, per integrare il proprio archivio storico.

 

Trasporti Periodici a Scadenze Prestabilite o su Richiesta

Una volta che il servizio è a regime, è possibile stabilire una procedura che preveda ritiri di nuova documentazione a cadenze prestabilite - settimanale, mensile, trimestrale, annuale - oppure effettuare i ritiri dietro richiesta scritta.

 

Archiviazione documenti
Gestione documentale - video

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