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Scannerizzazione Documenti Cartacei

Scannerizzazione documenti

Raccolta Documenti Cartacei

Raccolta documenti cartacei

Trasferimento Documenti in Deposito

Trasferimento in Deposito

 

Consultazione Documenti Archiviati

Consultazione documenti archiviati

 

 

Scannerizzazione Documenti Cartacei e Condivisione

La corrispondenza in ingresso - posta, buste e preventivi a mano, ecc. - viene scannerizzata dal personale del cliente su uno scanner messo a disposizione da Archivi SpA.
I documenti scannerizzati vengono automaticamente inviati via internet ai responsabili Archivi SpA che, nel tempo massimo di 4 ore, li indicizzano e li rendono disponibili per la consultazione.

La condivisione dei documenti può essere resa accessibile a diversi livelli e per gruppi di utenti. Questo consente sia il massimo livello di interazione che la massima privacy, a seconda della situazione e dei documenti..

 

Raccolta dei Documenti Cartacei

I documenti dei quali è stata creata una immagine digitale (vedi sopra), verranno raccolti in contenitori per archivio e successivamente ritirati dal personale Archivi SpA. Qualora si volesse conservare anche un documento nato “digitale”, si provvederà alla sua stampa e raccolta nel suddetto contenitore. Personale della Archivi SpA provvederà in un secondo tempo alla sua indicizzazione e gestione per consultazioni successive.

 

Trasferimento Documenti in Deposito

I contenitori vengono quindi prelevati presso il cliente e trasferiti ai depositi Archivi SpA per l’archiviazione cartacea. Nel caso dell’archiviazione con contestuale condivisione digitale, non è necessario procedere all’indicizzazione dei documenti dal momento che è già stata effettuata.

I contenitori vengono quindi caricati sui nastri trasportatori e messi a dimora in maniera completamente automatica.

 

Consultazione dei Documenti Archiviati

In caso di richiesta di un documento, si verifica che l’utente che lo ha richiesto sia autorizzato. Se è autorizzato, l’operatore passa i dati della richiesta al software che automaticamente da istruzioni al robot per fare il prelievo del contenitore dove sono riposti i documenti cercati.
L’operatore apre il contenitore, clicca sul codice a barre delle buste (atossiche per alimenti, microforate per la massima qualità di conservazione della carta) finché non identifica quella che contiene il documento. A questo punto, preleva il documento e lo invia al cliente, oppure lo scansiona e lo spedisce per e-mail a seconda della richiesta.

Se viene richiesta la consegna dell’originale, il software segue l’operatore in tutte le fasi necessarie alla programmazione della spedizione che viene normalmente effettuata tramite corriere espresso in tutta Italia con consegna entro le 24 ore.

 

 

Archiviazione documenti
Gestione documentale - video

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